Nell’amministrazione di un’impresa sono sicuramente l’elemento più consultato: si tratta dei dati anagrafici, gli elenchi dei nomi e degli indirizzi di fornitori, clienti, agenti o collaboratori. Sono uno strumento quasi scontato, su cui si fa affidamento ciecamente. Come reagire allora di fronte al fatto che più del 90% delle aziende dichiara di avere anagrafiche inesatte?
Uno dei problemi più diffusi nelle aziende
I problemi possono essere molteplici, ma il più frequente – e forse il più banale – è quello legato all’errata attribuzione di città e provincia di un indirizzo. Questo è dovuto alla rapidità con cui in Italia viene modificata la suddivisione in aree amministrative del territorio: fusioni di provincie e di comuni, creazione o abolizione di nuovi enti, creazione di città metropolitane,… sono solo alcune tra le modifiche amministrative che comportano l’aggiornamento degli indirizzi nelle proprie anagrafiche.
Il problema è grave in quanto non lo si riscontra immediatamente, ma si sedimenta con il tempo. Ce se ne accorge solo quando, incrociando i propri dati non aggiornati con altri più recenti non si riscontra una compatibilità e le analisi risultano di conseguenza falsate. Spesso ci si accorge dell’errore solo dopo anni e questo può portare a gravi errori di valutazione nel compiere scelte manageriali, a possibili problemi con spedizioni e *fatturazioni e a vanificare così gli effetti delle politiche di CRM (customer relationship management) aziendali.
Questo problema si può risolvere nel modo classico, consultando periodicamente una per una ciascuna voce di queste anagrafiche e correggerle, cercando contemporaneamente informazioni su internet sui recenti aggiornamenti degli enti territoriali. Fattibile, se non fosse che le anagrafiche aziendali spesso contengono migliaia di voci. Tuttavia c’è una soluzione più rapida: algoritmi basati sull'intelligenza artificiale in pochi istanti sono in grado di confrontare i dati anagrafiche aziendali con quelli negli elenchi ufficiali e degli enti amministrativi depositati nelle banche dati registro imprese, dell’ISTAT, dell’INAIL, dei vari ministeri e nel pubblico registro delle Imprese così da correggere automaticamente gli errori presenti. Questa operazione tecnicamente si chiama data cleansing, o data cleaning cioè “pulitura dei dati”. Viene compiuta in brevissimo tempo e in maniera del tutto automatica.
Inviando una lista di anagrafiche di questo tipo:
errata attribuzione
In poco tempo si ottiene un risultato del genere, aggiornato secondo i più recenti dati ufficiali:
attribuzione corretta
Come si vede nell’esempio, Monza, dopo essere stata per molti anni stata una città della provincia di Milano, dal 2004 è diventata capoluogo della “provincia di Monza e Brianza (MB)”. Allo stesso modo la provincia di Milano nel 2015 è stata sostituita dalla dicitura città metropolitana di Milano. Anagrafiche disordinate, “sporche”, possono creare problemi con le spedizioni e le fatturazioni, ma soprattutto limitano fortemente le possibilità di sfruttare i dati a disposizione per ricerche di mercato, o per integrarli con altre basi di dati: si creano infatti inevitabilmente incongruenze che rallentano e complicano i processi.
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